fbpx

Zarządzanie czasem na Home Office – MAILE

Są plusy i minusy pracy zdalnej. A ci, co nigdy tak nie pracowali, muszą teraz przekonać się do takiego trybu wykonywania zadań. Czy to proste? Na pewno jest kilka wskazówek, którymi mogę się z Wami podzielić. Zapraszam!

Ja to raczej jestem „duszą artystyczną”. Mam dużo pomysłów i trudno jest mi o skupienie i samodyscypline. Nie lubię jak ktoś proponuje mi zrobić porządek w moim chaosie, bo uważam, że wtedy jestem mniej kreatywna…Ale jest kilka rzeczy, które powodują, że łatwiej ogarniam codzienne zadania i może one pomogą również Tobie. Dziś pierwszy tekst z cyklu Zarządzanie Czasem, o skrzynce pocztowej. Zobaczcie, co mi pomaga!

Ludzie piszą maile…

Nie powiem, cały czas nad tym pracuję i są chwile kiedy świecę w tym zakresie przykładem, ale również bywają momenty, powiedzmy łagodnie, gorsze.

Kilka zasad:

  1. JAK CZĘSTO SPRAWDZAĆ POCZTĘ? Wedle różnych źródeł falami np. w półgodzinnych blokach, kilka razy dziennie. Moim zdaniem to jednak zależy od zadań w kalendarzu lub branży, no bo przecież Wy pracujecie mocno z klientem i oni oczekują szybkiej reakcji, inaczej dostaną prędzej odpowiedź od konkurencji. Natomiast ja kiedy pisze ten artykuł, to próbuję nie rozpraszać się i nie wchodzę na pocztę, więc niekiedy nie jestem „na mejlach” pół dnia, gdy zajmuję się projektem, który wymaga skupienia.
  2. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA I ZEWNĘTRZNA. Warto oddzielić komunikację wewnętrzną od tej z klientami. Zapewne macie swoje kanały wewnętrzne, takie jak grupy na Messengerze, Slack etc. i tam dyskutujcie o tematach, maile zostawcie do informowania o ważnych rzeczach i dla klientów. Nie róbcie ze swojej skrzynki pocztowej komunikatora, bo to zabiera dużo czasu.
  3. FOLDERY. Wiadomo foldery to podstawa, w tym folder „Ważne” oraz „Może później”. U mnie jeszcze jest folder „Pomysły”. Również maile np. od Moniki Rudnickiej wpadają w osobną przegródkę, bo to zazwyczaj coś ważnego. Reguły porobiłam też na maile, które dostaję od osób z różnych działów Otodom lub agencji, z którymi współpracuję.
  4. CZY ODPISYWAĆ NA MAILE? Oczywiście, że nie….tzn. nie od razu. Ścieżka wygląda następująco:
  • mail wpada do Inbox, sprawdzasz co to właściwie jest i zastanawiasz się czy to wymaga akurat Twojego działania. Odpowiedzi mogą być dwie…
  • odpowiedź: NIE , wówczas możesz wrzucić do ŚMIECI, możesz wrzucić do folderu MOŻE PÓŹNIEJ lub do folderu MATERIAŁY jeżeli to jakiś artykuł/badanie, ale niezbyt ważne…
  • odpowiedź: TAK, wówczas sprawa jest bardziej skomplikowana, bo musisz sprawdzić: jakie zadania masz dzisiaj do zrobienia, co teraz robisz, czy to projekt planowany, czy wieloetapowy. A może odpowiedź na tego maila zajmie Ci tylko 3 minuty?…
  • ZAJMIE MI MAX 3 MINUTY – OK, wówczas odpisujesz na maila
  • ZAJMIE MI WIĘCEJ NIŻ 3 MINUTY – wówczas możesz wrzucić sobie to do zadań, patrząc oczywiście jaka jest waga tego maila. Możesz również to delegować dalej, jeżeli zadanie jest pilne i może go wykonać inna osoba.

To chyba takie podstawowe zasady, które warto wprowadzić i „świat staje się lepszy” 🙂 To znaczy mniej czuję wówczas „niepokój jaskółki” i mniej czasu spędzam przeglądając skrzynkę pocztową. A uwierzcie, że można tam spędzić sporo czasu. Podzielcie się również swoimi sposobami na lepsze zarządzanie czasem jeżeli chodzi o maile, przecież wiem, że dostajecie ich sporoooooo…

Dorota Dwornik
Stanowisko w Otodom: Marketing Communications Specialist