Dobra prezentacja? Świetne przemówienie? – wywiad z Anną Milcarek

 Pamiętacie słowa z filmu Rejs: „Na każdym zebraniu jest taka sytuacja, że ktoś musi zacząć pierwszy…” 😉 ? No właśnie, ale jak zacząć przemawiać, gdy kolana się trzęsą, głos drży, a o szybkości pojawiania się slajdów decyduje tik nerwowy w palcu wskazującym. Każdy przez to przechodził, tylko niektórym udało się pokonać tremę i nie chcą o niej nawet wspominać. Temat wystąpień jest teraz na topie, ponieważ w branży nieruchomości odbywa się coraz więcej szkoleń, przemówień, warsztatów. Dlatego też postanowiłam przeprowadzić wywiad ze specjalistką w zakresie prezentacji i przemówień. Zapraszam do czytania!

 

Czy każdy może przemawiać?
Czy każdy może przemawiać?
ot. Izabela Waśkiewicz
fot. Izabela Waśkiewicz

 

Anna Milcarek – od 7 lat członkini Toastmasters International. Aktualnie należy do klubu POZnaj Toastmasters, pełni funkcję Area Director: opiekuje się czterema klubami w Poznaniu, organizuje szkolenia dla zarządów, konkursy oraz wspiera kluby w bieżącej działalności. Wielka fanka tej edukacyjnej organizacji non-profit, dzięki której można w przyjaznej atmosferze rozwijać umiejętności przemawiania i przywództwa. Pracuje w sprzedaży, jest trenerem i psychologiem.

Dorota: Co to jest Toastmasters i jak się tam znalazłaś?

Anna: Toastmasters to edukacyjna organizacja, w której można rozwijać umiejętności przemawiania i przywództwa. Znalazłam się tam przez przypadek, szukając w Internecie informacji o tym, jak tworzyć prezentacje multimedialne. Okazało się, że na świecie i w Polsce istnieje organizacja, która uczy wystąpień publicznych. Przyszłam na spotkanie i zachwyciłam się nie tyle perspektywą rozwoju, co ludźmi i tym, że zostałam tak miło przyjęta. Szybko zaczęłam działać w zarządzie klubu, brać udział w organizowaniu różnych wydarzeń, od jubileuszowego spotkania po ogólnopolską konferencję dla 400 osób. Zabrzmi to patetycznie, ale Toastmasters stało się częścią mojej tożsamości, drugą rodziną.

 

Nie jest to miejsce i sposób na rozwój dla wszystkich, wiele osób przychodzi i po kilku miesiącach znika, ale… Na przykład Mateusz po wygłoszeniu pierwszej mowy usłyszał, że w zakresie przemawiania ma do zrobienia naprawdę dużo. Pamiętam to wystąpienie, rzeczywiście trudno było znaleźć mocne strony. Nie odpuścił. Zaangażował się, służył w zarządzie, wygłaszał kolejne i kolejne mowy, które były coraz lepsze. Dostał pracę w handlu (mówił mi jakiś czas temu: „Ania, gdyby mi dwa lata temu ktoś powiedział, że będę pracował w sprzedaży, to bym go wyśmiał.”). Bardzo szybko stał się jednym z lepszych handlowców w firmie. W Toastmasters nauczył się mówić i słuchać, nabrał pewności siebie, buduje relacje z klientami, które przekładają się na wyniki. Inny kolega, informatyk, w ciągu kilku lat zmienił zawód na mówcę publicznego, trenera i coacha wystąpień publicznych. Ważną częścią tej zmiany było członkostwo w klubie. Dużo wziął od organizacji, ale też dużo dał. Do dziś korzystam z wiedzy, którą Jerzy zdobywał z różnych źródeł i się nią dzielił.

 

Dorota: Podobno najbardziej popularnym strachem od razu po śmierci jest strach przed przemówieniami publicznymi…

Anna: Od razu po śmierci prawdopodobnie już nic nie jest straszne 😉 Podobno… Nigdy nie dotarłam do badań, które potwierdzałyby tę kolejność, ale niewątpliwie wielu ludzi obawia się wystąpień publicznych. Moim zdaniem jest to naturalne, bo sytuacja, w której stajemy przed grupą i wystawiamy się na ocenę jest ze swej natury stresująca.

 

Dorota: Ha ha no tak! Dosyć dziwnie to zabrzmiało – złapałaś mnie za słówko. 1:0 dla Ciebie 🙂 No dobrze, to powiedz: jak radzić sobie z tremą?

Anna: Jeśli taki stres mobilizuje i sprawia, że „płyniemy” z prezentacją – lepiej się jego nie pozbywać 🙂 Jeśli natomiast trema dezorganizuje, warto się zastanowić, czego tak naprawdę się boimy. Zacznę od tego, że poza dobrym przygotowaniem nie ma złotej recepty i ostatecznie każdy mówca wykonuje tę pracę i szuka rozwiązań, które najlepiej na niego działają. Przygotowanie jest zawsze w cenie, dotyczy to nie tylko samego przemówienia (które warto przemyśleć, napisać, skonsultować z innymi, przećwiczyć), ale także spraw technicznych (co z rzutnikiem, jak wygląda scena, czy jest flipchart, czy pisaki piszą, z jakiego mikrofonu będziesz korzystać, czy masz zapasową kopię prezentacji, najlepiej także w PDF, gdyby inny program nie zadziałał) oraz wiedzy o publiczności (kim jest Twój słuchacz i czego potrzebuje).

 

anna
Anna podczas wystąpienia w Bielsko-Białej 28 stycznia 2017 r. Fot. Marcin Jazgarski Photography

Dorota: A co jeśli nie masz czasu, bo masz wystąpić za parę dni, a nerwy rosną z każdą godziną, która zbliża Cię do wystąpienia? Wówczas jak sobie poradzić?

Anna: Jeśli nie masz czasu nauczyć się prezentacji, zrób sobie ściągę. Solidne przygotowanie daje względny spokój i poczucie bezpieczeństwa, że przynajmniej w tych już sprawdzonych obszarach niewiele Cię zaskoczy. Jeśli masz do tego przygotowanie w postaci wcześniejszych doświadczeń, wielu wystąpień i prezentacji, które zwykle są dobrze przyjmowane – będzie Cię wspierać także większa pewność siebie. Jak zajrzysz w siebie i sprawdzisz, co najbardziej pobudza Twoją tremę, może się okazać, że będą tam obszary takie jak: brak pewności siebie, lęk przed oceną, przekonania o sobie i innych, trauma (np. szkolna), autorytet etc. Pokonanie tremy związanej z tymi obszarami nieraz wymaga dość długiej pracy nad sobą.
W kontekście stresu warto się przyjrzeć Kelly McGonigal, autorce książki „Siła stresu”, która prezentuje bardzo optymistyczne wyniki badań. Wskazują one, że stres wcale nie jest tak szkodliwy, jak się do tej pory wydawało – szkodzi tylko tym, którzy wierzą w to, że szkodzi. Zmiana nastawienia zatem jest kluczem do niwelowania negatywnych skutków stresu.

 

Dorota: Jak przygotować prezentację, aby przekazać jak najwięcej informacji w sposób przystępny i ciekawy? Tak, aby słuchacz wyszedł z wykładu z konkretną dawką wiedzy…

Anna: Przez 7 lat w Toastmasters (spotkanie raz w tygodniu, na każdym spotkaniu co najmniej 3 wystąpienia po 5-7 minut i 3 ewaluacje po 2-3 minuty) i przy innych okazjach wiele razy widziałam, jak bardzo chcemy przekazywać jak najwięcej i jak bardzo nie ma to sensu. Dobre wystąpienie, dobra ewaluacja (informacja zwrotna, ocena wystąpienia) to sztuka wyboru. W danym czasie jesteś w stanie skutecznie omówić np. trzy obszary, a nie pięć. Moim zdaniem lepiej dobrze zapamiętać i zrozumieć trzy niż nie zapamiętać choćby i piętnastu. Sposób prezentowania (przystępny, ciekawy, przykuwający uwagę) to już odrębny temat.

To, co powiem, nie będzie popularne: najlepsze wystąpienia wymagają pracy… pracy na co najmniej dwóch płaszczyznach – treści i sposobu przekazania. Jeśli masz coś ciekawego do powiedzenia ale Twój głos jest monotonny, to w większości przypadków zanudzisz publiczność. Połączenie wartościowej treści (wiedza, struktura wystąpienia, historie, przykłady) oraz sposobu (głos, kontakt wzrokowy, poruszanie się po scenie, gestykulacja, pomoce wizualne) pozwala tworzyć niezwykłe wystąpienia.

 

Dorota: Czy są jakieś nowe trendy, które wykorzystuje się obecnie w prezentacjach?

Anna: Tak. Jeśli mówimy o prezentacjach multimedialnych – trendy wyznaczyli jakiś czas temu Nancy Duarte czy Garr Reynolds, pokazując, jak tworzyć spójne, proste slajdy, które wspierają przekaz. Tutaj zasada jest taka jak w powiedzeniu – jeden obraz czy schemat ma wystarczyć za tysiąc słów; minimum słów, maksimum treści. Wbrew pozorom prosty slajd jest najtrudniej stworzyć. Pojawiają się nowe techniki (Prezi, prezentacje oparte na rysowaniu etc.) – ale moim zdaniem powyższa zasada jest nadrzędna, niezależna od programu, z którego korzystamy.

 

Jeśli mówimy o wystąpieniach publicznych – mamy nowy obszar na rynku, nowy zawód „mówca publiczny” czy „mówca motywacyjny”. Coraz więcej osób szkoli czy coachuje z wystąpień publicznych, coraz więcej osób interesuje się tematem. W Poznaniu 7 lat temu był jeden klub Toastmasters, a dziś w 2017 r. jest ich pięć (i szósty w planie). Jeśli chodzi o nowe/stare techniki – ostatnio zrobił się modny storytelling (opowiadanie historii to nic nowego, ale aktualnie zwraca się na to uwagę w sprzedaży, marketingu i na scenie).

 

W efekcie jeśli chcesz wygłosić przemówienie na konferencji branżowej, nie zawsze wystarczy, że jesteś ekspertem w temacie – musisz jeszcze ten temat umieć interesująco zaprezentować. Dlatego do ważnych wystąpień coraz więcej osób przygotowuje się z trenerem, mentorem czy coachem. Jeśli chodzi o modelowe prezentacje – warto ich szukać na konferencjach TED. Niektóre wystąpienia to prawdziwe perełki. Aktualnie wiele osób wspomina zmarłego niedawno Hansa Roslinga i jego fenomenalny sposób prezentowania danych.

 

Mamy więc potrzebę doskonalenia swoich umiejętności, mamy się od kogo uczyć – w związku z tym w różnych obszarach (od dużych konferencji po zebrania zespołów w mniejszych czy większych firmach) rośnie nam jakość wystąpień publicznych. Zapytałam mojego kolegę z klubu, Kacpra Biłozora, który profesjonalnie zajmuje się szkoleniami z zakresu wystąpień publicznych, jakie on widzi nowe trendy. Kacper zauważył, że obecnie kładzie się nacisk na dobrze pojęty autentyzm. Mówca ma być sobą.

 

Oczywiście za tym często stoi dobre przygotowanie, ale chodzi o to, by nie robić wrażenia, że każdy gest jest wyreżyserowany, każde słowo odpowiednio dobrane, a całość dopieszczona w najmniejszym szczególe. W przypadku takich wystąpień w ubiorze dominuje casualowa elegancja, która ma skracać dystans. Przykładem takiego mówcy jest Jacek Walkiewicz.

 

Dorota: A przechodząc teraz do samego przemówienia: jakich błędów nie popełniać? Jak mówić, aby nas słuchali?

 Anna: Im ważniejsza prezentacja, tym dłuższa lista błędów, których nie należy popełnić i dłuższa lista oczekiwań – własnych i publiczności. Ale żeby się nie straszyć: na początek proponuję po prostu nie popełniać podstawowych błędów i zadbać o naprawdę bazowe obszary. Każdy mówca niezależnie od umiejętności potrafi zadbać: przygotować się, respektować przeznaczony na prezentację czas, mówić o rzeczach, które są dla publiczności interesujące (nowe, wartościowe, ciekawe). Przed wystąpieniem można poprosić kogoś o konsultację, poprosić kilku słuchaczy o konstruktywną informację zwrotną po wystąpieniu, nagrać swoje wystąpienie i je przeanalizować. W zakresie samego wystąpienia – wiedzieć, jaki jest cel i zbudować strukturę, która wspiera realizowanie tego celu. Te elementy wystarczą, aby wystąpienie było co najmniej poprawne.

 

Zgodnie ze słowami Ralph’a Waldo Emerson’a: „Wszyscy wielcy mówcy byli najpierw złymi mówcami” nie ma się co zrażać, wszystkiego można się nauczyć i to właśnie trening czyni mistrza. Banalne? Pewnie, że tak. Ale niebywale prawdziwe i skuteczne. A każdy pierwszy krok ku samodoskonaleniu jest tą śnieżynką, która tworzy kulę śnieżną Twoich możliwości. Też tak sądzicie?
Dorota Dwornik
Stanowisko w Otodom: Marketing Communications Specialist